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    Reglamento de la Biblioteca
    Publicado en el Boletín Judicial No. 30 del 12-2-02

    CIRCULAR No. 5-2002


    Asunto: Reformas y adiciones al Reglamento de la Biblioteca Judicial "Fernando Coto Albán" y al Reglamento de Bibliotecas Básicas.
    A LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES JUDICIALES DEL PAÍS, ABOGADOS, ESTUDIANTES Y PÚBLICO EN GENERAL SE LES HACE SABER QUE:

    La Corte Plena en sesión N° 42-01, celebrada el 26 de noviembre del 2001, artículo XXXV, aprobó varias reformas y adiciones al Reglamento de la Biblioteca Judicial "Fernando Coto Albán" y al Reglamento de Bibliotecas Básicas, cuyos textos con las reformas y adiciones debidamente incorporadas literalmente dicen:

    REGLAMENTO DE LA BIBLIOTECA,
    DEL PODER JUDICIAL "FERNANDO COTO
    ALBAN" (1)

    CAPÍTULO I

    Disposiciones Generales
    Artículo 1°-El presente reglamento contiene las disposiciones que regirán las actividades de la Biblioteca del Poder Judicial, la cual dependerá jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.

    Artículo 2°-Las funciones de la Biblioteca del Poder Judicial serán las siguientes:
    Mantener actualizadas las colecciones de obras, leyes, publicaciones periódicas y demás documentos relacionados con la materia jurídica y administrativa que se requieren para el buen funcionamiento de la institución.
    Promover la adquisición de nuevas obras y demás publicaciones bibliográficas en los campos del Derecho, Medicina Legal, Investigación Criminal, Administración y cualquier otra obra a fin y necesaria, para cubrir las necesidades del Poder Judicial. Conservar debidamente clasificadas las obras y actualizadas las Bases de Datos necesarias, como las correspondientes a leyes, decretos y reglamentos.
    Brindar el servicio de préstamo del material bibliográfico a los funcionarios y Servidores Judiciales, abogados, estudiantes y público en general.
    Distribuir, supervisar y mantener actualizadas las Bibliotecas Básicas, ésta última en coordinación con los Jefes de las Unidades y Subunidades Administrativas Regionales.

    Artículo 3° -La Biblioteca dispondrá de un espacio físico que reúna las condiciones ambientales y de seguridad necesarias para su buen funcionamiento y que garantice la debida custodia de las obras a su cargo.

    Artículo 4° La Biblioteca es la encargada de custodiar, ordenar, clasificar, y prestar los materiales que se le designen y velar por el buen estado y conservación de los mismos, para lo que desplegará las actividades, funciones y controles pertinentes.

    Artículo 5-Dispondrá de los servidores capacitados necesarios para la buena marcha y funcionamiento interno, los cuales estarán subordinados al Jefe de la Biblioteca.

    Artículo 6°-La biblioteca prestará sus servicios a los servidores judiciales en forma prioritaria, con el mismo horario en las Oficinas del Primer Circuito Judicial de San José, lo mismo que a los abogados. A estudiantes y público en general a partir de las trece horas hasta las dieciséis y treinta horas, este horario podrá ser modificado previo estudio de la Dirección Ejecutiva y posterior aprobación del Consejo Superior.

    Artículo 7°-Corresponderá a la Corte Plena, definir las políticas generales para el buen funcionamiento de la Biblioteca, y a la Dirección Ejecutiva aprobar o rechazar la asignación presupuestaria que presenta la jefatura, para la adquisición de nuevas obras.

    Artículo 8°-El Jefe de la Biblioteca Judicial recomendará a la Dirección Ejecutiva la adquisición de nuevas obras y otros materiales bibliográficos según las prioridades y los recursos que se le asignen, ésta a su vez brindará la aprobación correspondiente.

    CAPÍTULO II

    De la Jefatura y sus Funciones
    Artículo 9°-La Biblioteca del Poder Judicial estará a cargo de un Jefe que dependerá jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva y que tendrá las siguientes funciones:

    a. Dirigir, organizar, planificar, evaluar y controlar las actividades que corresponden a la Biblioteca.
    b. Responder, ante su superior, por el debido y cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Biblioteca.
    c. Proporcionar la información requerida por las diferentes oficinas del Poder Judicial, en asuntos de su competencia.
    d. Ejercer el régimen disciplinario sobre los servidores de la Biblioteca.
    e. Enviar y recibir la correspondencia de la oficina.
    f. Obtener información sobre nuevos libros y publicaciones recientes, así como promover su adquisición para actualizar la colección ya existente.
    g. Supervisar el uso y destino de las bibliotecas básicas, así como los libros y revistas que solicitan las oficinas administrativas y despachos judiciales.
    h. Realizar inventarios periódicos de las obras en existencia y velar porque se mantengan en buen estado.
    i. Vigilar por la correcta distribución de las publicaciones a cargo de la Biblioteca.
    j. Velar que la atención que se brinde al usuario sea ágil, eficiente y respetuosa.
    k. Impulsar los proyectos para la modernización de la Biblioteca que promueva el acceso a nuevas herramientas tecnológicas, la capacitación del personal y los convenios entre centros de documentación. .,,'
    l. Levantar la información administrativa lo más detallada posible sobre, en caso de daños a las obras por parte de un funcionario judicial o un particular y elevarla a la Dirección Ejecutiva a la brevedad posible.
    m. Preparar un anteproyecto de presupuesto que considere la asignación de los recursos necesarios para la adquisición de libros y demás material bibliográfico necesario, que coadyuve con las exigencias de los usuarios. Este anteproyecto será presentado a la Dirección Ejecutiva para su revisión, discusión y aprobación.
    n. Recibir por inventario, ya sea al asumir el cargo o al dejarlo, del material existente en la Biblioteca.
    o. Participar en las comisiones en que sea miembro o en aquellas para las que sea convocado.
    En sus ausencias temporales, el jefe de la Biblioteca podrá ser sustituido por un servidor de ésta, que ostente el puesto de mayor categoría o por la persona que designe el Director Ejecutivo.
    Cualquiera otros deberes y atribuciones que por leyes, reglamentos, acuerdos o circulares le correspondieren.

    CAPÍTULO III

    De los Usuarios y de los Servicios de Préstamo
    Artículo 10.-Los usuarios de la Biblioteca del Poder Judicial, deben ajustarse sin excepción, al horario establecido en el artículo 6° de este reglamento.

    Artículo 11.-La persona que requiera hacer uso de los servicios de la Biblioteca del Poder Judicial, en relación con el material bibliográfico, deberá presentar al servidor bibliotecario, algún documento de identificación personal. Sólo podrá facilitarse material directamente a la persona identificada, no podrá concederse ningún tipo de préstamo si el usuario no presentare identificación alguna, o ésta no coincida con la persona que la porta.

    Artículo 12.-AI solicitar libros y publicaciones para consulta, es requisito indispensable para el usuario, llenar la boleta de préstamo y presentarla directamente al bibliotecario, junto con la identificación personal. Una vez finalizada la consulta por parte del lector, se le devolverá la identificación. El préstamo se limitará a tres tomos como máximo.

    Artículo 13.-Los particulares podrán hacer uso de los materiales de la biblioteca únicamente en la sala de lectura. El lector igualmente, deberá guardar silencio y mantener una actitud respetuosa mientras se encuentre en consulta. El usuario que mantenga un comportamiento contrario al establecido, el bibliotecario encargado podrá llamarle la atención en forma verbal hasta un máximo de dos veces, procediendo a solicitarle que abandone el recinto si su conducta fuera del orden persiste.

    Artículo 14.-Los funcionarios judiciales y/o particulares a quienes se les facilitare libros, revistas, periódicos y cualquier otro materia! bibliográfico, serán responsables de los daños y pérdidas que éstos sufran.

    Artículo I5.
    -Los funcionarios judiciales, magistrados, jueces, letrados, fiscales, defensores, jefes de departamento y de sección, así como el personal de apoyo de las oficinas judiciales y administrativas podrán disponer del material bibliográfico fuera de las instalaciones de la Biblioteca, para acceder a este servicio es requisito indispensable que la solicitud se realice por escrito o se firme la boleta de préstamo correspondiente.

    Artículo 16.-La duración del préstamo no podrá exceder de 8 días naturales, prorrogables como máximo por otro tanto cuando así lo solicite el interesado. El lector está en la obligación de devolver el materia! bibliográfico en la fecha de vencimiento del préstamo.

    Artículo 17.-Cuando el usuario no devuelva el material bibliográfico en la fecha de vencimiento del préstamo, se le llamará telefónicamente o por correo electrónico para recordarle su incumplimiento, recurriendo al medio escrito como segundo aviso, si persistiere su negativa a regresar el material, se notificará al jerarca o jefe inmediato para que inicie la aplicación del régimen disciplinario. En el transcurso de la investigación se le suspenderán todos los servicios que brinda la Biblioteca.

    Artículo 18.-Están excluidas del préstamo fuera del recinto de la Biblioteca las obras que forman la colección de libros de referencia: enciclopedias, anuarios, diccionarios, índices, publicaciones periódicas (revistas, boletines, etcétera), así como recopilaciones de leyes, códigos y otros libros que a criterio de la Jefatura de la Biblioteca, así lo considere.

    Artículo 19.-Se prohíbe el acceso al depósito de libros a las personas que no laboran en la Biblioteca y a los particulares, salvo que reciban la autorización de la Jefatura en cuyo caso serán acompañados por un servidor bibliotecario.

    CAPÍTULO IV

    De los Servicios a los Despachos Judiciales y Oficinas Administrativas
    Artículo 20.-La Biblioteca del Poder Judicial es la encargada de suministrar a todas las Oficinas Judiciales del país para su uso exclusivo: códigos, diccionarios, leyes, decretos, reglamentos, revistas judiciales y cualquier otra publicación de interés y que puedan ayudar al correcto, eficaz y ágil desenvolvimiento de la oficina, cuando existan los recursos presupuestarios suficientes para su entrega. Sin perjuicio de los medios automatizados que estén a disposición de los usuarios, en las bases de datos que se incorporen a través de los medios tecnológicos utilizados por la Institución.

    Artículo 21.-La Jefatura de la Biblioteca, llevará el control de cada libro, folleto y revista que se entregue a cada una de las Oficinas Judiciales, estando facultada para inspeccionar cada año la existencia de material bibliográfico en dichas dependencias, con el objeto de verificar la cantidad de estado del mismo. En aquellos circuitos judiciales donde existan bibliotecas básicas esta labor será coordinada con el Jefe de la Unidad o Subunidad Administrativa Regional.

    CAPÍTULO V

    De las Publicaciones: Distribución y Venta
    Artículo 22.-La Biblioteca deberá llevar un control adecuado del manejo de las publicaciones a su cargo, mediante un archivo de inventario de la existencia de cada publicación, así como un detalle del mismo, del que deberá emitir un informe trimestral para uso interno.

    Artículo 23.-Para la verificación de la calidad y cantidad de los - ejemplares entregados por el Departamento de Publicaciones e impresos, así como para su custodia, mantenimiento y distribución, se destinará a un servidor de la Biblioteca Judicial, el cual mediante un adecuado sistema de control y registro, será el encargado de cumplir con esa función, bajo la supervisión de la Jefatura.

    Artículo 24.-Para la venta de las publicaciones se abrirá una , cuenta corriente con una entidad del sistema bancario nacional, a  través de esta cuenta el interesado realizará el depósito del importe de la publicación. Con el comprobante de pago, se apersonará a la Biblioteca Judicial  contra éste se entregará el volumen que se encuentra a la venta. Podrán girar contra ella las personas autorizadas, previo acuerdo de la Comisión de Publicaciones y el visto , bueno de la Dirección Ejecutiva, en cuyo caso deberá informarse al  Departamento Financiero Contable con el fin de mantener un control de los ingresos y egresos.

    Articulo 25. Corresponderá a la Biblioteca Judicial remitir, semanalmente los comprobantes de depósitos al Departamento Financiero Contable, para que proceda a la actualización del libro de bancos y a la confección de la conciliación bancaria en forma mensual.

     Artículo 26.-Para llevar a cabo la correcta distribución de las publicaciones a cargo de la Biblioteca, se implantarán los controles y mecanismos adecuados para ello. En aquellos casos en que las .publicaciones deben remitirse a las oficinas judicial se enviarán por medio del correo interno y cuando se envían al extranjero por medio del correo certificado.

    Artículo 27.-La Jefatura de la Biblioteca conjuntamente con la Comisión de Publicaciones, serán los encargados de determinar a los destinatarios nacionales y extranjeros a quienes se les enviarán las publicaciones, tomando en cuenta para ello, la importancia y el prestigio así como la reprocidad que puedan tener para el Poder Judicial.

    CAPÍTULO VI

    De las Sanciones
    Artículo 28°-El usuario que no devuelva el material bibliográfico en la fecha señalada, cuando se trate de préstamos fuera de la sala de lectura, se le suspenderán los servicios de Biblioteca, sin perjuicio de hacer la comunicación correspondiente a instancias superiores, a que hace referencia el artículo 18.

    Artículo 29°-El usuario que deteriore el material bibliográfico que recibe para consulta, debe cubrir el valor de la reconstrucción correspondiente, en caso de pérdida está en la obligación de cancelar el importe respectivo, o reintegrar un ejemplar similar al extraviado.

    Artículo 30°-Dentro del plazo de quince días, el usuario deberá depositar en la cuenta corriente del Departamento Financiero Contable la suma correspondiente al pago por el deterioro o pérdida del material bibliográfico, cuya constancia o recibo correspondiente al depósito, deberá entregarse al servidor bibliotecario encargado, para que proceda a levantar la suspensión impuesta. En el caso de que no lo hiciere en el plazo señalado se realizarán las acciones cobratorias correspondientes sea en vía administrativa o judicial.

    Articulo 31°-Los Jefe de Despacho, Departamento y Sección serán responsables por el materia! bibliográfico que se les hubiese entregado, como soporte a la labor judicial que realiza cada uno de ellos, para lo cual deberá responder por la pérdida total o parcial, así como, por los daños que sufra, conforme el artículo 30.

    Artículo 32°-El incumplimiento de lo dispuesto en el presente Reglamento, será sancionado por la Ley Orgánica del Poder Judicial y demás ordenamiento jurídico según corresponda, aplicando el régimen disciplinario.

    CAPITULO VII

    Disposiciones Finales

    Artículo 33°-Si fuere necesario para el mejoramiento y mayor rendimiento de las funciones que la biblioteca desempeña, podrán ejecutarse préstamos y convenios ínterbibliotecarios en condiciones de reciprocidad y colaboración.

    Artículo 34°-Cuando por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, los materiales bajo custodia de la Biblioteca sufrieran algún daño, debe levantarse un acta, con la presencia de algún Inspector Judicial. En situaciones donde el material dañado no pueda repararse por el deterioro en que se encuentra, se procederá a su destrucción, previa aprobación del Consejo Superior.

    Artículo 35°-La Jefatura de la Biblioteca podrá rechazar la solicitud de los servicios del despacho en general, a quienes incumplan estas normas y las disposiciones administrativas que se establezcan.

    Artículo 36°-Corresponde al Jefe de la Biblioteca Judicial velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

    Artículo 37° -El Consejo Superior queda facultado para dictar las reglas prácticas que sean necesarias para la aplicación de este reglamento,

    Artículo 38°-Este reglamento deroga el reglamento anterior aprobado en sesión de Corte Plena el 29 de agosto de 1966, así como cualquier otra disposición que se le oponga y rige a partir de su publicación en el Boletín Judicial,

    Transitorio: Los usuarios que en el momento de entrar en vigencia el presente Reglamento tengan en su poder material bibliográfico perteneciente a la Biblioteca del Poder Judicial, vencido el plazo de entrega o devolución, o no se haya especificado éste, dispondrán de diez días hábiles para efectuar la correspondiente devolución. En caso de incumplimiento, se les aplicará lo dispuesto en el capítulo VI,

     

     

    REGLAMENTO DE BIBLIOTECAS BÁSICAS

    CAPÍTULO I

    Disposiciones Generales

    Articulo 1-Créanse las Bibliotecas Básicas como fuente
    bibliográfica para los funcionarios que administran justicia, jefes de oficina y personal de apoyo de cada circuito donde éstas operen, a fin de servir de apoyo y de consulta en la tramitación de las resoluciones judiciales.

    Articulo 2°-Se establecen Bibliotecas Básicas en todos los circuitos judiciales del país, salvo en aquellos con asiento en la ciudad de San José. Las bibliotecas básicas estarán sujetas a la supervisión y dirección por parte de la Biblioteca del Poder Judicial.

    Articulo 3°-Las bibliotecas básicas se instalarán en un lugar adecuado dentro del edificio de los Tribunales de Justicia.
    CAPÍTULO 1I
    Del Encargado de las Bibliotecas Básicas

    Artículo 4°-EI administrador regional será el encargado del manejo y resguardo de la biblioteca básica de su circuito y responsable directo de todas las obras que se reciban, El administrador regional encargado de la biblioteca básica, tendrá las siguientes atribuciones:
    a) Permitir el uso de las obras de la biblioteca a los funcionarios judiciales.
    b) 'Dar en préstamo durante un plazo de ocho días naturales, las obras que soliciten, los funcionarios judiciales.
    c) Requerir la devolución de las obras en caso de incumplimiento por parte de prestatarios y dar cuenta a la Biblioteca del Poder Judicial, para lo que proceda.
    d) Velar porque las obras se conserven en las mejores condiciones posibles y proponer, al jefe de la Biblioteca del Poder Judicial, las reformas conducentes a ese fin, así como, las modificaciones que sea preciso llevar a cabo y cuantas iniciativas tiendan al mejoramiento e incremento de las bibliotecas básicas.
    e) Recibir por inventario el material bibliográfico entregado por la Biblioteca del Poder Judicial, y realizarlo también en aquellos casos en que asuma o deje el cargo; será obligación remitirlo a la jefatura de la Biblioteca.
    f) Realizar periódicamente el inventario del material.

     

    CAPITULO III

    Del Usuario del Servicio
    Artículo 5-Podrán ser usuarios de la Biblioteca Básica, todos los servidores judiciales de las oficinas de cada circuito judicial donde se ubica ésta.

    Artículo 6°-Los usuarios de las bibliotecas básicas deben ajustarse al horario establecido por el encargado, sin excepción alguna.

    Artículo 7°-EI servidor judicial que desee hacer uso de los servicios de la biblioteca básica, deberá presentar al encargado de la biblioteca algún documento de identificación personal. Solo podrá facilitarse material directamente a la persona identificada.

    Artículo 8°-Al solicitar el material bibliográfico, es requisito indispensable ,que el usuario, llene la boleta de préstamo, una vez, devuelto el material por parte del lector, se le entregará la copia con el sello de recibido.

    Articulo 9°-El lector está en la obligación de devolver el material Io'n la fecha de vencimiento del préstamo. A solicitud del interesado se le prorrogará por 8 días naturales más.

    CAPíTULO IV
    De las Sanciones

    Articulo 10° -Cuando el usuario no devuelva el material
    bibliográfico en la fecha indicada, se le llamará telefónicamente para recordarle su incumplimiento, recurriendo al medio escrito como segundo aviso, si persistiese su negativa a regresar el material, se notificará al jerarca o jefe inmediato para que inicie la aplicación del régimen disciplinario. En el transcurso de la investigación se le suspenderán Iodos los servicios que brinda la biblioteca.

    Articulo 11°- Los prestatarios responderán por las pérdidas o los daños que sufran las obras que tengan en préstamo y será terminantemente prohibido que el prestatario facilite las obras a terceros. Los encargados de la Biblioteca, podrán negar futuros préstamos, fuera del recinto por el periodo de tres meses, a aquel prestatario, que se le llegara a comprobar que el material bibliográfico, que él solicitó, se encuentra en posesión de una persona que no sea funcionario judicial.

    Artículo 12°-EI usuario que deteriore el material bibliográfico que recibe para consulta, debe cubrir el valor de la reconstrucción correspondiente, en caso de pérdida, está en la obligación de cancelar el importe respectivo, o reintegrar un ejemplar similar al extraviado, en un plazo máximo de quince días naturales. Vencido ese plazo procederá a la ejecución forzada en los términos del artículo 149 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública.

    Artículo 13.-Dentro del plazo de quince días, el usuario deberá depositar en la cuenta corriente del Departamento Financiero Contable la suma correspondiente al pago por el deterioro o pérdida del material bibliográfico, cuya constancia o recibo correspondiente al depósito, deberá entregarse al encargado, para que proceda a levantar la suspensión impuesta.

    Artículo 14°-EI usuario que deje los materiales bibliográficos que tenga en préstamo, en otro sitio fuera del edificio en donde se encuentra la biblioteca, se hará acreedor a una suspensión del préstamo fuera del recinto bibliotecario, por un período de tres meses. En caso de reincidencia, la suspensión será por seis meses o más, según la reiteración del incumplimiento.

    Articulo 15°-El usuario reincidente en el deterioro o pérdida de materiales o en ambos, sin que medie caso fortuito o fuerza mayor, además de cubrir el valor estipulado en los términos del artículo 10, se le aplicará sanción de suspensión del préstamo fuera del recinto bibliotecario, según el artículo anterior.

    CAPÍTULO V
    Disposiciones Varias

    Artículo 16°-EI suministro de las obras para las bibliotecas básicas lo realizará la Biblioteca del Poder Judicial, la cual deberá llevar un control y registro de todo el material bibliográfico entregado.

    Artículo 17°- Todo el material bibliográfico suministrado por la Biblioteca del Poder Judicial se entregará debidamente procesado: inscrito, sellado y con toda la información en una base de datos.

    Artículo 18°-Corresponderá al jefe de la Biblioteca del Poder Judicial o al funcionario que él designe, visitar las bibliotecas básicas, con el objeto de verificar el inventario, examinar el estado de las obras y atender cualquier asunto relacionado con la materia.
    Artículo 19°-Cada año se incluirá en el proyecto de presupuesto, las partidas necesarias para el establecimiento y actualización de las bibliotecas básicas.
    Artículo 20°-En lo conducente y en lo estipulado por este reglamento. se aplicarán supletoriamente las disposiciones que contiene el Reglamento de la Biblioteca del Poder Judicial.
    Artículo 21°-La Corte y el Consejo Superior quedan facultados para dictar normas prácticas que sean necesarias para la aplicación de este reglamento.
    Artículo 22°-Este reglamento, deroga cualquier otra disposición que se le oponga y rige a partir de su publicación en el Boletín Judicial.

    La letra negrita corresponde a las reformas y adiciones al reglamento.
    San José, 31 de enero del 2002.

    1 vez.—(8297)

    Silvia Navarro Romanini,
    Secretaria General  

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